[인적자원관리] 5. 직무분석의 기초 및 절차

1. 직무분석의 기초

1) 직무분석(job analysis)의 의의

- 직무분석이란 조직은 공동의 목표달성을 위한 사람들의 집합체 즉, 일을 하기 위해 사람들이 모인 것이므로 인적자원관리가 시작되기 위해서는 우선 조직목표의 달성을 위해 어떤 종류의 일이 필요한 것인가를 확인하는 절차

- 일 중심의 합리적, 과학적인 인적자원관리에 있어서 가장 필수적이고 기초적인 작업이며 효과적인 인적자원관리를 위한 사전활동

- 직무분석이란 한 직무를 수행하는데 필요한 의무와 스킬요건을 확정하고 직무를 위해 고용되어야 할 사람의 종류를 결정하는 체계적인 과정

- 직무분석의 최종적인 결과로는 직무기술서(job description)와 직무명세서(job specification)가 작성됨

 

• 직무기술서: 직무에 포함되어 있는 과업, 책임, 의무를 기술한 리스트
• 직무명세서: 직무수행에 필요한 인적요건, 즉 지식, 스킬, 능력 등을 정해놓은 문서

- 직무분석 실시 시기

· 조직이 처음 만들어 질 때

· 새로운 직무가 창출될 때

· 직무의 성격이 변화할 때

 

2) 직무분석의 목적

- 직무분석의 결과는 기업의 제반 인적자원관리제도의 설정이나 운영에 유용한 자료가 되며, 직무와 조직구성원들 간의 적정한 대응을 설정해 줌으로써 조직의 인적자원을 과학적이고 합리적으로 관리하기 위한 기초적인 자료를 제공

 

• 모집과 선발:

직무분석 결과 특히 직무 명세서에서는 직무수행하는데 어떤 종류의 사람을 뽑아야 할 것인가의 기준을 제공함

• 직무평가와 보상:

직무급의 도입을 위한 직무평가의 사전작업(직무분석결과를 기초로 직무평가가 이루어지고, 직무평가에 기초하여 직무급이 결정됨), 연공주의의 성격이 강한 급여체계에서는 직무평가 및 직무분석의 의미는 제한

• 인사고과:

한 개인의 실제업적을 업적기준과 비교함. 직무분석은 업적기준 설정의 기초자료

• 훈련 요건:

직무기술서가 직무상 해야 할 구체적인 의무와 필요한 스킬을 적시하고 있는데 이는 훈련을 위해 필요사항을 알려줌

• 기타:

각 직무의 책임, 권한, 직무 간의 권한관계를 명확히 함으로써 조직의 합리화 및 업무개선의 기초자료로도 활용함

직무분석의 목적. 현대인적자원관리, 한인수, 2014. p70

 

3) 직무의 개념

- 직무분석의 실제에 들어가기 전에 먼저 직무에 대한 개념 명확히 이해 필요

 

• 과업(task):

종업원에게 할당된 일의 단위, 직무분석 시 분석단위(예: 사업계획서 작성), 과업이 보다 세분화된 것이 동작(motion)이며, 동작연구나 시간연구의 분석단위가 됨

• 직위(position):

한 개인에게 할당된 과업의 집합으로 종업원 수가 바로 직위의 수. 한 사람이 맡고 있는 과업이 합쳐져서 하나의 직위가 이루어짐

• 직무(job):

- 작업의 종류와 수준이 비슷한 직위들의 집합으로 인적자원관리의 필요성으로부터 생성된 개념(비슷한 업무내용을 가진 직위들을 하나의 관리단위로 설정한 것).

- 여러 직위를 하나의 직무로 편성하는 일은 인적자원관리상의 중요한 작업의 하나로서 직무분석의 바탕이 됨

• 직종(occupation) 또는 직군(occupation group):

직무보다 넓은 개념으로 유사한 업무내용을 가진 직무들의 집합(사무직, 기술직)

직무와 관련 개념 간의 관계. 현대인적자원관리, 한인수, 2014. p71

 

2. 직무분석의 절차

- 직무분석은 예비단계와 실시단계를 거쳐 직무기술서와 직무명세서를 작성하는 순서로 이루어짐

1) 예비단계

- 직무분석을 본격적으로 실시하기 전에 우선 준비절차가 필요함

• 직무분석 목적의 결정과 함께 주관 부서를 결정:

프로젝트 팀으로 결정될 수도 있고, 조직이 작은 경우 개인이 선정될 수 도 있음

• 전 구성원의 철저한 이해를 확보
• 본격적인 분석 작업에 앞서 개괄적인 직무지식을 획득하기 위한 예비조사, 정보의 수집 행함

 

2) 직무분석의 지침

- 직무분석의 실시는 직무분석의 핵심 부분으로 필요한 정보의 목록을 직무분석표로 작성하고 이것을 토대로 정보를 분석, 정리하는 과정이며 결과로 직무기술서가 작성됨

• 직무분석의 실시는 인적자원 전문가와 종업원, 종업원과 상사들과의 협동 노력을 필요로 함:

인적자원 전문가는 직무기술서와 직무명세서를 만들지만 감독자와 종업원은 종업원의 직무상 의무와 활용을 묻는 설문지를 작성하고, 직무분석 전문가의 직무와 관련된 결론을 검토 확인함

• 직무분석은 직무에 친숙한 다수의 사람들(재직자, 상사 등)로부터 정보를 수집함
• 동일직무를 여러 사람이 상이한 부서에서 일하는 경우 여러 부서의 직무정보를 취합해서 단순 평균을 내는 경우 오류 유발 가능성이 있으므로 부서의 특징을 고려한 상태에서 공통분모를 찾아내야 함
• 직무정보 수집에 사용되는 설문이나 서베이는 응답자들에게 분명하고 이해 가능한 것이어야 함
• 직무분석에 사용되는 질문 등은 문제가 있다면 가능하면 초기단계에서 수정할 수 있어야 함

 

3) 직무 분석표의작성

- 직무분석은 직무에 관한 여러 가지 정보를 분석함으로써 이루어지므로 필요한 직무정보가 어떤 것인가를 파악하는 것이 분석의 첫 단계임

- 직무 분석표란직무분석을 위해 필요한 정보를 일정한 양식으로 정리하여 표로 작성한 것

 

4) 직부 정보의수집

• 직무분석의 방법

- 직무 분석표가작성되면 필요한 정보를 수집하여 직무분석표에 기입함

- 정보를 수집하는 방법으로 설문법, 면접법, 관찰법, 기록법, 체험법, 임상적 방법, 혼합병용법이 있음

 

(1) 설문 법:

종업원으로 하여금 자기가 수행하는 일을 보고하도록 구조화된 설문을 실시하는 방법으로 신속하고 경제적인 장점이 있으나 응답자의 언어능력에 문제가 있을 수 있고, 어떤 종업원은 자신의 일을 과장할 가능성이 있음

 

(2) 면접법:

- 종업원이나 감독자를 면접해서 직무정보를 수집하는 방법.

- 대개는 직무분석가가 종업원을 먼저 면접하고, 정보의 정확성을 확인하는 차원에서 감독자를 면접함

 

(3) 관찰법:

- 직무분석가가 작업자의 일하는 것을 직접 관찰하고 기록하는 방법.

- 비교적 객관적인 방법이며, 육체노동(조립라인 근로자 등)을 하는 종업원의 직무에 대한 분석방법으로 많이 사용함.

-정신능력이 많이 사용되는 작업에 대한 분석 방법으로 이 방법만으로는 불충분함

 

(4) 기록법:

- 종업원으로 하여금 하루 동안에 자신의 일을 기록하게 하는 방법.

- 대표적인 방법 외에도 체험법, 임상적 방법, 혼합병용법 등이 활용됨

- 실무에서는 일반적으로 혼합병용법이 널리 사용됨

• 사무 직무 분석 시: 설문 지법 외에 면접법, 제한된 관찰법
• 생산 직무 분석 시: 면접법을 주로 사용하고 관찰법이 보조적으로 사용

 

직무분석 방법의 장단점. 현대인적자원관리, 한인수, 2014. p76

 

• 계량적 직무분석 기법

- 직무분석의 결과를 급여로 연결시키는 인적자원관리의 목적을 위해서는 분석결과가 수치로 측정될 필요가 있음

 

(1) 직위 분석 설문:

- 매우 구조화된 설문지법 임.

- 이미 짜여진 설문에 응답하는 방식으로 응답자에게는 일련의 과업이나 행동의 리스트가 주어지고, 각 과업이나 행위에 대해 그것이 수행되고 있는지 여부와 수행되고 있다면, 빈도, 중요성, 곤란도 등의 특성에 의해 평가 됨

 

(2) 미 노동성 직무분석 스케줄:

미국 노동성의 표준화된 직무분석 방법으로 작업자의 직무를 자료, 사람, 일의 세 측면으로 평가함

 

5) 직무기술서와 직무명세서

- 정보의 수집과 수집된 정보의 분석이 이루어지면 인적자원관리의 자료로 사용하기 위해 일목요연하게 정리

- 이러한 목적으로 작성되는 것이 직무기술서와 직무명세서임

 

• 직무기술서

- 직무분석의 결과로 얻어진 정보를 일정한 양식으로 기록, 정리한 문서

- 직무 분석표와구성항목이 거의 비슷하지만 직무분석표는 하나의 직무에 대해 여러 장이 있을 수 있는 반면, 직무기술서는 하나의 직무에 대한 여러 직무분석표의 내용을 분석, 정리하여 각 직무별로 하나씩 작성되는 것

 

• 직무 명세서

- 직무기술서의 내용 중에서 직무요건만을 분리하여 구체적으로 작성된 문서로 직무요건 중에서도 특히 성공적인 직무수행을 위해 필요한 인적요건을 중심으로 기술한 것: 직무를 잘 수행하기 위해 어떤 인간적 특성이나 경험이 요구되는가를 규정한 것으로 인력충원의 기본 자료가 됨